Een offerte zonder antwoord opvolgen: wanneer, hoe en wat u zegt
U hebt het plaatsbezoek gedaan, de opmeting en de offerte. En dan niets meer. Een offerte zonder antwoord is niet per se een nee: zo weet u wanneer u opvolgt, via welk kanaal en met welke woorden.
Inhoudstafel · 7 delen
Opvolgen is niet opdringerig. Voor de klant is het een teken dat zijn werf u ter harte gaat en dat u tijdens de werken bereikbaar zult zijn. Voor u is het vaak de goedkoopste manier om uw agenda te vullen: het plaatsbezoek en de calculatie zijn al gedaan.
Waarom een offerte zonder antwoord geen verloren offerte is
Stilte heeft zelden maar één reden. De klant wacht op de offerte van een andere aannemer, op het akkoord van zijn bank of op het antwoord voor een regionale premie, bespreekt het in familie, of heeft de mail gewoon laten liggen.
Tussen twee offertes die dicht bij elkaar liggen, heeft wie terugbelt met een duidelijk antwoord een voorsprong. Wie wacht, laat de plaats aan de volgende.
De beste manier om niet te moeten opvolgen: de offerte snel versturen, zolang de klant uw plaatsbezoek nog vers in het geheugen heeft.
Het opvolgen begint al bij het plaatsbezoek. Zeg de klant wanneer hij de offerte krijgt, en wanneer u hem terugbelt: “Ik stuur ze u donderdag, en ik bel u volgende week om erover te praten.” Zet ook een geldigheidsduur op de offerte: die beschermt u als uw aankoopprijzen schommelen, en geeft u een natuurlijke reden om opnieuw contact op te nemen. Voor de rest: zo maakt u een offerte die getekend wordt.
Het schema: dag 3, dag 7, dag 15
Drie keer opvolgen over twee weken: genoeg om te tonen dat u het meent, zonder aan te dringen. Zet de data in uw agenda op de dag dat u de offerte verstuurt.
Dag 3: checken of de offerte aangekomen is
Een kort bericht om na te gaan of de offerte goed aangekomen is en aan te bieden een lijn toe te lichten. Geen vraag over de beslissing.
Dag 7: bellen
Een telefoontje om vragen te beantwoorden, wanneer de klant tijd heeft om te praten, vaak op het einde van de dag. Het is het goede moment om een alternatief voor te stellen: een ander materiaal, een fase minder, de werken in twee keer.
Dag 15: de laatste opvolging
Herinner aan de geldigheidsdatum van de offerte en aan uw beschikbaarheid. Een concrete startdatum helpt de klant om te beslissen.
Na dag 15: klasseren, niet vergeten
Geen antwoord? Klasseer de offerte met een herinneringsdatum. Een uitgesteld project voor een dak of een terras kan het volgende seizoen terugkomen.
Telefoon, e-mail of sms
Elk kanaal heeft zijn rol. Het geschreven bericht checkt en laat een spoor na, het telefoontje helpt de beslissing vooruit.
| Kanaal | Wanneer | Waarvoor |
|---|---|---|
| Sms | J+3 | Checken of de offerte aangekomen is, in twee zinnen |
| E-mailadres | Dag 3 of dag 15 | Herinneren aan de geldigheid en uw beschikbaarheid, een schriftelijk spoor bewaren |
| Telefoon | J+7 | Vragen beantwoorden, een alternatief voorstellen, een beslissing krijgen |
Berichtsjablonen
Pas ze aan uw manier van praten aan. De klant moet uw stem herkennen, geen standaardbrief.
Dag 3, per sms of per e-mail
Goeiedag, met [uw voornaam] van [uw bedrijf]. Ik wilde even nagaan of u de offerte voor de renovatie van uw badkamer goed ontvangen hebt, die ik maandag verstuurd heb. Is een lijn niet duidelijk, dan leg ik ze u graag uit. Nog een fijne dag.
Dag 7, aan de telefoon
Goeiedag, [uw voornaam] van [uw bedrijf], voor de offerte van uw badkamer. Ik bel u om te horen of u nog vragen hebt. Knelt het budget, dan kan ik u een alternatief voorstellen met andere tegels, of de werken in twee keer uitvoeren.
Dag 15, per e-mail
Goeiedag, ik kom even terug op de offerte voor de renovatie van uw badkamer, verstuurd op 5 oktober. Ze blijft geldig tot 4 november. Ik heb nog een plaats vrij om te starten op maandag 16 november: wilt u die vastleggen, dan volstaat het om de offerte te ondertekenen. Ik praat er graag verder over met u.
Na een weigering
Bedankt voor uw antwoord. Mag ik u vragen wat het verschil gemaakt heeft, zodat ik kan bijleren: de prijs, de termijn, iets anders? Als uw project verandert, ben ik er nog altijd.
Wat u beter niet doet
- Om de twee dagen opvolgen: dan gaat u van ernstig naar opdringerig.
- De prijs verlagen zonder dat erom gevraagd wordt: stel liever een alternatief voor, anders vraagt de klant zich af wat de eerste prijs waard was.
- Een dringendheid verzinnen: een prijsstijging of een volle planning die niet bestaan, vallen snel door de mand.
- Opvolgen zonder te zeggen over welke werf het gaat: de klant heeft misschien drie offertes in dezelfde week gekregen.
- Opgeven na één opvolging: stilte is geen nee.
Wat de software voor u doet
Het moeilijkste is niet het bericht schrijven. Het is eraan denken om het te versturen, 's avonds, na de werf.
Met Trustup Pro, vanaf de Essential-formule, ondertekent de klant de offerte online via de link die hij krijgt, op zijn gsm of zijn computer. Is de werf gefactureerd, dan nemen de automatische herinneringen voor onbetaalde facturen het over. Al uw offertes en facturen blijven op één plek in uw software voor offertes en facturen.
Veelgestelde vragen over het opvolgen van een offerte
Hoe vaak volgt u een offerte op?
Drie keer over twee weken: een bericht op dag 3, een telefoontje op dag 7, een laatste opvolging op dag 15. Klasseer de offerte daarna met een herinneringsdatum in plaats van aan te dringen.
Wat antwoordt u een klant die de offerte te duur vindt?
Ga eerst na of hij hetzelfde vergelijkt: excl. of incl. btw, afvoer van afval, bescherming van de ruimtes, afwerking. Stel dan liever een alternatief voor dan een korting.
Hoelang blijft een offerte geldig?
Zolang als u op de offerte vermeldt. Zet er altijd een termijn op: die beschermt u als uw aankoopprijzen veranderen, en geeft u een reden om op te volgen.
Laat u de offerte betalen om nieuwsgierigen te weren?
Sommige vakmensen rekenen het plaatsbezoek of de gedetailleerde offerte aan, en trekken dat af als de klant tekent. Doet u dat, meld het dan voordat u zich verplaatst, niet achteraf.
Is opvolgen per sms professioneel?
Ja, voor een kort bericht om te checken of de offerte aangekomen is, op voorwaarde dat u zich voorstelt met de naam van uw bedrijf. Om over de prijs of een alternatief te praten, belt u beter.
