Offertesoftware of Excel: wat kiest u als u in de bouw werkt?
's Avonds, na de werf, opent u Excel of Word om uw offertes en facturen te maken. Dat werkt. De echte vraag is: hoelang nog? Hier leest u wat Excel goed doet, waar het vastloopt, wat software voor offertes en facturen echt kost, en wanneer u de overstap maakt.
Inhoudstafel · 7 delen
Er is geen pasklaar antwoord: een zelfstandige die start met een paar particuliere klanten heeft andere noden dan een baas met twee arbeiders en zakelijke klanten. Dit artikel helpt u kiezen, zonder jargon.
Excel en Word: wat ze goed doen
Excel heeft echte voordelen, en het zou oneerlijk zijn om die te verzwijgen.
- U hebt het al: geen abonnement, geen nieuwe tool om te leren.
- Het is flexibel: u maakt de opmaak die u wilt, regel per regel.
- Het volstaat om te starten: enkele offertes per maand voor particulieren, een net sjabloon, en u bent vertrokken.
Waar Excel vastloopt
Het probleem is niet Excel. Het is wat Excel niet voor u doet, en wat u 's avonds met de hand doet.
De offerte overtypen in de factuur
De offerte is ondertekend, de werf is klaar. U opent een nieuw bestand en typt de regels, de hoeveelheden en de prijzen over. Eén vergeten regel, of de twee meter plinten die er op de werf bij kwamen en niet op de factuur belanden, en u verliest geld of de klant betwist de factuur.
De nummering en dubbele bestanden
In Excel houdt u zelf de factuurnummers bij. Met bestanden als “factuur_klant_v2.xlsx” op de computer en een kopie op de usb-stick is een overgeslagen of dubbel gebruikt nummer snel gebeurd. Uw boekhouder zal het u wel laten weten.
Voorschotten en betalingen
Voorschot bij ondertekening, vorderingsstaat halverwege de werf, saldo bij de oplevering: in Excel houdt u zelf bij wie wat betaald heeft. En u moet er zelf aan denken om een herinnering te sturen als een klant vergeet te betalen.
Telkens het juiste btw-tarief
Een particulier in een woning van meer dan 10 jaar aan 6%, een recente woning aan 21%, een aannemer met btw verlegd: in Excel past u zelf het tarief aan en zet u de juiste vermelding op elke offerte en elke factuur.
Zakelijke klanten en Peppol
Sinds 1 januari 2026 moeten facturen tussen Belgische btw-plichtige ondernemingen gestructureerde elektronische facturen zijn, verstuurd via het Peppol-netwerk. Een Excel-bestand of een pdf per e-mail volstaat niet meer voor die klanten (bron: FOD Financiën). Voor uw particuliere klanten geldt de verplichting niet.
Het dossier voor de boekhouder
Bij elke btw-aangifte moet u de verkoopfacturen, de aankoopfacturen en de kasticketjes verzamelen. Met Excel is dat een farde of een map vol bestanden die u moet sorteren voor u ze doorstuurt.
Wat software voor offertes en facturen verandert
Software voor offertes en facturen doet uw vak niet in uw plaats. Ze neemt u het herhalende werk uit handen.
Van offerte tot factuur, zonder overtypen
U maakt de offerte één keer. Is ze ondertekend, dan wordt ze met één klik een voorschotfactuur of een eindfactuur. De regels, de prijzen en de btw gaan mee. En het standaard btw-tarief van elke klant staat al ingevuld op zijn nieuwe documenten.
Klanten beter opgevolgd
Uw offertes vertrekken in enkele klikken, met uw logo. Met de bankkoppeling worden ontvangen betalingen aan uw facturen gekoppeld, en automatische herinneringen gaan alleen naar klanten die niet op tijd betaald hebben.
Een betere samenwerking met uw boekhouder
Minder fardes vol tankbonnen, aankoopfacturen en verkoopfacturen. Sommige programma's, zoals Trustup Pro, exporteren uw verkopen en uitgaven in het formaat van uw boekhouder. Dat bespaart tijd, voor u en voor hem.
Peppol, zonder er nog aan te denken
Voor een zakelijke klant vertrekt de factuur in het juiste formaat via Peppol. Voor een particulier vertrekt ze als pdf per e-mail, zoals vroeger.
Wat het echt kost
Excel kost niets op de factuur. Het kost u avonden. De juiste berekening: de tijd die u elke week aan uw papierwerk besteedt, maal wat u per uur factureert op de werf. Drie uur per week aan € 45 per uur, dat is € 135 per week die u aan niemand factureert.
Aan de kant van de software bestaan er gratis formules. Bij Trustup Pro is de Starter-formule levenslang gratis: 30 offertes en facturen per jaar, elektronische facturen versturen en ontvangen via Peppol, en het beheer van uw klanten en leveranciers. Zonder bankkaart.
Groeit uw zaak, dan krijgt u met de Essential-formule onbeperkt offertes en facturen, met elektronische handtekening en automatische betalingsherinneringen. Die kost € 49 per maand bij maandelijkse betaling, zonder verbintenis, of € 39 per maand bij jaarlijkse betaling. Alle prijzen vindt u op de prijspagina.
Wanneer stapt u over van Excel naar software?
Antwoord eerlijk. Hoe vaker u “ja” aankruist, hoe meer avonden Excel u kost.
- U hebt minstens één zakelijke klant die u via Peppol moet factureren.JaNee
- U typt uw offertes over in uw facturen.JaNee
- U maakt voorschotfacturen of vorderingsstaten.JaNee
- U bent al eens vergeten een herinnering te sturen voor een onbetaalde factuur.JaNee
- U doet uw papierwerk 's avonds of in het weekend.JaNee
- U hebt al eens tien minuten naar een offerte gezocht om een klant te antwoorden.JaNee
Software om te installeren of cloudsoftware?
Er bestaan twee soorten software: programma's die u op uw computer installeert en programma's die u via een internetbrowser gebruikt.
Facturatieprogramma's om te installeren
Dit zijn vaak oudere programma's. Het nadeel is dat u aan uw computer moet zitten om de software te gebruiken. U kunt ze niet vanaf de werf gebruiken. De updates moet u ook zelf doen.
Facturatieprogramma in de “cloud”
Veel recente programma's werken zo. Met uw e-mailadres en wachtwoord hebt u toegang tot uw gegevens vanaf elke computer, tablet of smartphone. Uw gegevens worden online bewaard en de updates gebeuren automatisch. Trustup Pro werkt zo, met een gratis mobiele app om een offerte te maken vanaf de werf.
Veelgestelde vragen
Mag u in België uw facturen in Excel maken?
Ja, voor uw particuliere klanten, op voorwaarde dat de factuur de verplichte vermeldingen bevat. Voor uw btw-plichtige zakelijke klanten kan dat sinds 1 januari 2026 niet meer: de factuur moet een gestructureerde elektronische factuur zijn, verstuurd via Peppol (FOD Financiën).
Moet een offerte via Peppol?
Nee. De verplichting geldt voor facturen tussen btw-plichtige ondernemingen (FOD Financiën). De offerte mag een pdf blijven die u per e-mail verstuurt. Pas de factuur die erop volgt, moet via Peppol als uw klant een btw-plichtige onderneming is.
Bestaat er een gratis offerte- en facturatieprogramma?
Ja. De Starter-formule van Trustup Pro is levenslang gratis: 30 offertes en facturen per jaar, elektronische facturen versturen en ontvangen, en het beheer van klanten en leveranciers.
Kan ik mijn klanten uit Excel overnemen?
Ja. U importeert uw contacten in Trustup Pro met een csv-bestand, dat u vanuit Excel kunt opslaan. Met de betalende formules helpt het team u om uw klanten en leveranciers te importeren.
Kan ik mijn nummering uit Excel verderzetten?
Ja. In Trustup Pro kiest u het startnummer wanneer u voor het eerst een offerte of factuur verstuurt: neem het nummer dat volgt op uw laatste Excel-factuur. Let op: eens de nummering gestart is, kunt u ze niet meer wijzigen.
Moet u handig zijn met computers?
Nee. Kunt u een Excel-tabel invullen, dan kunt u ook een offerte maken in software die voor de bouw gemaakt is. Met een gratis demo op afstand ziet u de software voor u begint, en uw account wordt samen met u ingesteld.
