Voorschotfactuur in de bouw: wat u moet weten in België
U bestelt de ramen, de tegels of de verwarmingsketel nog voor u begint. Met een voorschot hoeft u die aankopen niet uit eigen zak te financieren. Zo vraagt en factureert u het in België, van de ondertekende offerte tot de eindfactuur.
Inhoudstafel · 9 delen
- Voorschot of vooruitbetaling: het verschil
- Welk bedrag vraagt u?
- De vermeldingen op de voorschotfactuur
- Btw: verschuldigd bij de factuur of de betaling van het voorschot, tegen het tarief van de werf (6% of 21%)
- De eindfactuur die de voorschotten aftrekt
- Rekenvoorbeeld
- Uw voorschotfacturen met één klik
- Veelgestelde vragen over de voorschotfactuur
- Samengevat
Voorschot of vooruitbetaling: het verschil
Op de werf zegt men “voorschot” of “vooruitbetaling” voor elke betaling die binnenkomt voor de werken klaar zijn. Wat telt, is wat er in uw offerte staat.
Het voorschot is een deel van de prijs van een ondertekende offerte. De klant heeft zich vastgelegd op de werf, en die eerste betaling wordt afgetrokken van de eindfactuur.
Schrijf in uw offerte “voorschot” in plaats van “vooruitbetaling”, met het bedrag en het moment waarop het betaald moet worden. Verandert de klant van gedacht, dan staat het zwart op wit.
Let op: vraag het voorschot pas als de offerte ondertekend is, niet ervoor. Zonder aanvaarde offerte is er geen afgesproken prijs om het van af te trekken.
Welk bedrag vraagt u?
Het percentage van het voorschot legt u vast in uw offerte, en de klant aanvaardt het door te tekenen.
Eén uitzondering om te kennen: voor de bouw van een woning die onder de wet-Breyne valt, mag het voorschot bij de ondertekening niet hoger zijn dan 5% van de prijs.
De goede reflex: vertrek van uw aankopen. Het voorschot dekt wat u moet bestellen of betalen voor u aan de werf begint: ramen op maat, tegels, verwarmingsketel, huur van een stelling.
Schrijf ook in de offerte dat de bestelling van de materialen en de startdatum volgen op de betaling van het voorschot. Geen voorschot, geen bestelling.
Op een grote werf voorziet u twee of drie voorschotten, gekoppeld aan zichtbare stappen: bij de ondertekening, bij de levering van de materialen, bij de plaatsing. Meer dan dat? Stap dan over op vorderingsstaten.
Offerte bij de klant thuis ondertekend? Dan is het een overeenkomst buiten de verkoopruimte: de particulier heeft 14 kalenderdagen om de overeenkomst te herroepen. Herroept hij binnen die termijn, dan betaalt u hem het voorschot binnen 14 dagen terug. De wet voorziet uitzonderingen, bijvoorbeeld voor een dringende herstelling waarvoor de klant u zelf heeft laten komen.
De vermeldingen op de voorschotfactuur
Een voorschotfactuur is een echte factuur. Ze bevat de vermeldingen van elke btw-factuur, plus enkele preciseringen die vragen van de klant en van uw boekhouder voorkomen.
De vermeldingen van elke factuur
- De uitreikingsdatum en een nummer dat de reeks van uw facturen volgt
- Uw naam, uw adres en uw btw-nummer
- De naam en het adres van de klant, en zijn btw-nummer als hij btw-plichtig is
- De omschrijving van de betrokken werken
- De datum waarop het voorschot ontvangen is, als die verschilt van de factuurdatum
- De maatstaf van heffing excl. btw, het btw-tarief en het btw-bedrag
- De vermelding van het verlaagde tarief van 6% of van de verlegging van heffing (btw verlegd), als die van toepassing is
Wat eigen is aan het voorschot
- “Voorschotfactuur” in de titel, zodat ze in één oogopslag herkenbaar is
- De referentie van de ondertekende offerte: het nummer en de datum
- Het totaalbedrag van de offerte en het gefactureerde deel, bijvoorbeeld “voorschot van 30%”
- De vervaldag en uw rekeningnummer (IBAN)
- Een gestructureerde mededeling, als u er een gebruikt: de betaling vindt u dan vanzelf terug op uw rekeninguittreksel
Particuliere of professionele klant
Een particulier krijgt zijn voorschotfactuur als pdf, per e-mail. Naar een btw-plichtige klant vertrekt ze via Peppol, zoals uw andere facturen: de gestructureerde elektronische factuur is verplicht tussen Belgische bedrijven sinds 1 januari 2026.
Btw: verschuldigd bij de factuur of de betaling van het voorschot, tegen het tarief van de werf (6% of 21%)
Het voorschot volgt de btw van de werf. Staan de werken aan 6%, dan staat het voorschot ook aan 6%. Anders is het 21%.
Voor 6% moet de woning ouder zijn dan 10 jaar op de datum van de eerste factuur, vaak de voorschotfactuur. Na de werken wordt ze voor meer dan 50% als privéwoning gebruikt, en u factureert aan de bewoner, eigenaar of huurder. Alle details staan in onze gids over 6% of 21% btw bij renovatie.
De btw op een voorschot is verschuldigd zodra u de voorschotfactuur uitreikt, of zodra u het voorschot ontvangt als het betaald wordt voor het gefactureerd is. Ze wordt berekend op het gefactureerde of ontvangen bedrag, ook als de werken nog niet begonnen zijn.
Een voorschotfactuur van 3 november hoort in uw aangifte van november, of van het 4e kwartaal als u per kwartaal aangifte doet.
Heeft de klant het voorschot op 28 oktober overgeschreven, voor uw factuur van 3 november? Dan is de btw verschuldigd in oktober, de maand van de betaling.
Werkt u als onderaannemer voor een btw-plichtige aannemer die btw-aangiften indient? Dan valt het voorschot onder de regeling van de medecontractant: geen btw op de factuur, met de vermelding “btw verlegd”.
De eindfactuur die de voorschotten aftrekt
Op het einde van de werf neemt de eindfactuur het totaalbedrag van de werken over en trekt ze de al gefactureerde voorschotten af.
Trek elk voorschot excl. btw af, en de btw ervan apart. De btw op de eindfactuur geldt alleen voor het saldo: die van het voorschot is al aangegeven.
Vermeld het nummer en de datum van elke afgetrokken voorschotfactuur. De klant ziet wat hij betaald heeft en wat er nog openstaat.
Extra werken in de loop van de werf? Laat een aanvullende offerte tekenen voor u ze uitvoert, en voeg ze daarna toe aan de eindfactuur.
Rekenvoorbeeld
Een schrijnwerker vervangt zes pvc-ramen in een huis uit 1978 in Mechelen, bewoond door de eigenaars. Renovatie van een woning ouder dan 10 jaar, gefactureerd aan de particulier: 6% btw.
De ondertekende offerte bedraagt € 12.400 excl. btw, of € 13.144 incl. btw. De ramen worden op maat gemaakt: de schrijnwerker vraagt 30% bij de ondertekening, om ze bij zijn leverancier te bestellen.
| Excl. btw | Btw 6% | Incl. btw | |
|---|---|---|---|
| Offerte ondertekend | € 12.400,00 | € 744,00 | € 13.144,00 |
| Voorschot 30% | € 3.720,00 | € 223,20 | € 3.943,20 |
| Eindfactuur | € 12.400,00 | € 744,00 | € 13.144,00 |
| Afgetrokken voorschot | − € 3.720,00 | − € 223,20 | − € 3.943,20 |
| Te betalen saldo | € 8.680,00 | € 520,80 | € 9.200,80 |
De klant betaalde € 3.943,20 bij de ondertekening en € 9.200,80 na de plaatsing: € 13.144 in totaal, precies de offerte. Met het voorschot kon de schrijnwerker bij zijn leverancier bestellen zonder het einde van de werf af te wachten.
Uw voorschotfacturen met één klik
In Trustup Pro factureert u het voorschot en daarna de eindfactuur met één klik vanuit de ondertekende offerte. Niets opnieuw in te typen.
Het btw-tarief, 6% of 21%, stelt u per klant in en blijft aanpasbaar op elk document. Peppol is inbegrepen voor uw professionele klanten.
De automatische herinneringen volgen onbetaalde facturen op, in de Essential- en Expert-formules.
Factureert u uw werf in meerdere keren? Dan nemen de vorderingsstaten het over, in de Expert-formule.
Voor het volledige overzicht: ontdek onze offerte- en facturatiesoftware voor de bouw.
Veelgestelde vragen over de voorschotfactuur
Mag u een voorschot vragen voor de offerte ondertekend is?
Beter niet. Het voorschot is een deel van de prijs van een aanvaarde offerte. Laat eerst de offerte tekenen en stuur dan de voorschotfactuur.
Moet u een voorschotfactuur maken voor een particulier?
Ja. Voor werken in onroerende staat is een factuur verplicht, ook bij een particulier, en een ontvangen voorschot factureert u net als de rest van de werf.
De klant heeft het voorschot overgeschreven zonder op de factuur te wachten: wat nu?
Maak de voorschotfactuur toch, met de datum van de betaling. De btw is verschuldigd vanaf de ontvangst: geef ze aan over de periode waarin het geld binnenkwam.
Welk btw-tarief op een voorschotfactuur?
Het tarief van de werf: 6% voor de renovatie van een privéwoning ouder dan 10 jaar, gefactureerd aan de bewoner, 21% in de andere gevallen.
De klant betaalt het voorschot niet: bestel ik toch?
Nee. Stuur een herinnering en wacht op de betaling voor u bestelt. Staat in uw offerte dat de bestelling volgt op het voorschot, dan weet de klant dat al sinds hij tekende.
Krijgt de klant het voorschot terug als hij annuleert?
Bij een offerte die bij de klant thuis is ondertekend: ja, als hij binnen 14 dagen herroept, behalve in de uitzonderingen die de wet voorziet. Daarna hangt alles af van wat uw offerte en uw algemene voorwaarden bepalen: zet het zwart op wit.
Samengevat
Drie reflexen voor uw voorschotten:
- Het voorschot vastleggen in de offerte: het bedrag, het moment, en dat het van de eindfactuur afgetrokken wordt.
- Het voorschot factureren tegen het tarief van de werf, 6% of 21%, en de btw aangeven over de periode van de factuur, of van de betaling als die eerder komt.
- Elk voorschot, excl. btw en btw, aftrekken op de eindfactuur, met de referentie ervan.
