Vorderingsstaat en vorderingsfactuur: een werf factureren naarmate de werken vorderen
Op een werf van meerdere weken wachten tot het einde om te factureren, betekent dat u de materialen, het loon van uw arbeider en uw onderaannemers voorschiet. De vorderingsstaat lost dat op: elke maand factureert u wat echt gedaan is. Zo berekent en presenteert u hem in België.
Inhoudstafel · 8 delen
Waarom factureren volgens de vordering
Een volledige renovatie, een uitbreiding, een dak: die werven duren weken, soms maanden. Uw leverancier wacht intussen op zijn betaling op de vervaldag, en uw arbeider op zijn loon op het einde van de maand.
Met een voorschot bij de start en een factuur op het einde financiert u het hele midden van de werf uit eigen zak.
De vorderingsstaat verdeelt de betaling volgens het geleverde werk. De klant betaalt wat hij ter plaatse ziet, en uw cashflow volgt de werf.
Hij stelt de klant ook gerust: elke factuur hoort bij een fase die hij kan controleren, niet bij een bedrag dat hij op uw woord moet geloven.
Vorderingsstaat en vorderingsfactuur: de termen in België
In België spreekt men van een vorderingsstaat. In Frankrijk zegt men eerder “situation de travaux” of “facture de situation”. Het is hetzelfde.
De vorderingsstaat is de opmeting: post per post wat op een bepaalde datum gedaan is. De klant controleert hem, daarna factureert u het bedrag dat eruit volgt.
Volgt een architect de werf op? Stuur hem de vorderingsstaat ook: vaak controleert hij die nog vóór de klant.
De eindfactuur, op het einde van de werf, maakt de rekening: het totaal van de werken, min alles wat al gefactureerd is.
Let op: een vorderingsstaat is geen voorschot. Een voorschot wordt betaald vóór het werk, een vorderingsstaat betaalt werk dat al gedaan is.
Berekening in percentage per post
Vertrek van uw ondertekende offerte. Noteer voor elke post de werkelijke vordering: in percentage, of in geplaatste hoeveelheden (m², meter, stuks).
De berekening past op één regel: prijs van de post × gecumuleerde vordering, min wat al op die post gefactureerd is.
Werk altijd gecumuleerd. Vorderingsstaat nr. 3 zegt “sanitair 80%”, niet “30% meer dan vorige maand”. Zo corrigeert een fout van één maand zichzelf de maand erna.
Tel wat geplaatst is, niet wat geleverd is. Factureer materialen die op de werf liggen alleen als uw offerte dat voorziet.
Neem foto's op de dag van de opmeting. Betwist de klant een percentage, dan spreken ze voor u.
De al gefactureerde voorschotten aftrekken
Heeft de klant bij de ondertekening een voorschot betaald? Dan moet dat terugkomen op uw vorderingsstaten. Twee methodes zijn gebruikelijk:
- Stap voor stap: elke vorderingsstaat trekt een deel van het voorschot af, aan hetzelfde percentage als het voorschot op de offerte
- Op het einde: het voorschot wordt in één keer afgetrokken, op de laatste vorderingsstaat of op de eindfactuur
Kies de methode in uw offerte en hou u eraan. De klant moet de berekening zelf kunnen nadoen.
Het voorschot werd al met btw gefactureerd: u trekt het bedrag excl. btw en de btw ervan af. Het tarief blijft dat van de werf, 6% of 21%, zoals onze gids over 6% of 21% btw bij renovatie uitlegt.
Bent u onderaannemer van een btw-plichtige hoofdaannemer die btw-aangiftes indient? Dan volgen uw vorderingsstaten de regeling van de medecontractant: geen btw aangerekend, met de vermelding “btw verlegd”.
Uitgewerkt voorbeeld van een renovatiewerf
Een renovatieaannemer en zijn twee arbeiders vernieuwen de benedenverdieping van een huis uit 1930 in Gent: afbraak, elektriciteit, sanitair, pleisterwerk en tegelwerk. Privéwoning ouder dan 10 jaar, gefactureerd aan de eigenaars: btw aan 6%.
De ondertekende offerte bedraagt € 32.000 excl. btw. Bij de ondertekening werd een voorschot van 20% gefactureerd, dat stap voor stap wordt afgetrokken. Dit is de opmeting op het einde van de tweede maand.
| Post | Offerte excl. btw | Vordering | Gecumuleerd excl. btw |
|---|---|---|---|
| Afbraak en afvoer | € 3.500,00 | 100 % | € 3.500,00 |
| Elektriciteit | € 7.000,00 | 60 % | € 4.200,00 |
| Sanitair | € 6.500,00 | 50 % | € 3.250,00 |
| Pleisterwerk | € 6.000,00 | 20 % | € 1.200,00 |
| Tegelwerk | € 9.000,00 | 0 % | € 0,00 |
| Totaal | € 32.000,00 | 38 % | € 12.150,00 |
Vorderingsstaat nr. 1 had al € 5.550 excl. btw aan werken gefactureerd. De berekening van vorderingsstaat nr. 2:
| Berekening | Bedrag |
|---|---|
| Gecumuleerde werken tot vandaag (excl. btw) | € 12.150,00 |
| Min vorderingsstaat nr. 1, al gefactureerd | − € 5.550,00 |
| Werken van de periode | € 6.600,00 |
| Min het deel van het voorschot (20% van € 6.600) | − € 1.320,00 |
| Te factureren bedrag excl. btw | € 5.280,00 |
| Btw 6% | € 316,80 |
| Totaal incl. btw | € 5.596,80 |
De klant ondertekent de vorderingsstaat en krijgt daarna zijn factuur van € 5.596,80. Op het einde van de werf is het voorschot van € 6.400 excl. btw volledig afgetrokken.
Het doen met software
In Trustup Pro vertrekt de vorderingsstaat van uw ondertekende offerte. Per post geeft u de vordering in, in percentage of in hoeveelheden.
U kunt de vorderingsstaat naar de klant sturen voor een elektronische handtekening, voor u hem factureert.
Het startvoorschot factureert u in één klik vanuit dezelfde offerte, en de automatische herinneringen volgen laattijdige facturen op.
Vorderingsstaten maken deel uit van de Expert-formule. De prijzen staan op de prijspagina.
Doet u renovatie of ruwbouw? Bekijk hoe het werkt voor uw vak: software voor renovatiebedrijven of software voor bouwbedrijven.
Veelgestelde vragen over de vorderingsstaat
Wat is het verschil tussen een “facture de situation” en een vorderingsstaat?
Inhoudelijk geen. “Vorderingsstaat” is de gangbare term in België, “facture de situation” die in Frankrijk. In beide gevallen factureert u het werk dat op een bepaalde datum gedaan is.
Hoe vaak maakt u een vorderingsstaat op?
Vaak één keer per maand, of bij elke grote fase van de werf. Leg het ritme vast in uw offerte: zo weet de klant wanneer de factuur komt.
Welk btw-tarief geldt op een vorderingsstaat?
Dat van de werf: 6% voor de renovatie van een privéwoning ouder dan 10 jaar, gefactureerd aan de bewoner, 21% in de andere gevallen. Elke factuur bevat de vermeldingen van een gewone btw-factuur.
Kan de klant een vorderingsstaat betwisten?
Ja, als hij vindt dat de vordering te hoog ingeschat is. Daarom loont een duidelijke opmeting, post per post, met foto's, en een vorderingsstaat die de klant ondertekent vóór de factuur.
Extra werken tijdens de werf: waar zet ik die?
Laat eerst een aanvullende offerte ondertekenen. De posten ervan komen bij de volgende vorderingsstaat, met hun eigen percentage.
Betaalt de klant een vorderingsstaat te laat?
Leg in uw offerte de betalingstermijn van elke vorderingsstaat vast, en wat u doet bij laattijdige betaling: bijvoorbeeld de werken stilleggen na een herinnering zonder gevolg. Een schriftelijke clausule beschermt u beter dan een discussie op de werf.
Zijn vorderingsstaten nodig voor een kleine werf?
Zelden. Voor een paar dagen werk volstaan een voorschot bij de ondertekening en een eindfactuur. Lees onze gids over de voorschotfactuur.
Samengevat
Drie gewoontes voor uw vorderingsstaten:
- Het ritme van de vorderingsstaten en de manier om het voorschot af te trekken vastleggen in de offerte.
- De vordering post per post opmeten, altijd gecumuleerd, met foto's.
- De vorderingsstaat laten goedkeuren door de klant, daarna factureren aan het tarief van de werf, 6% of 21%.
